I billardklubben oprettes alle medlemmer ved indmeldelsen i et register, hvor der registreres oplysninger om det enkelte medlem. Oplysninger som registreres er kun navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, tlf.nr. og indmeldelsesdato.

Formålet med disse oplysninger er, at det er muligt at udskrive kontingent, tilmelding til turnering m.v.

I tilfælde af behov for CPR-nummer, det kan være tilfældet for enkelte medlemmer, vil disse blive kontaktet personligt og anmodet om samtykke til behandling af deres personlige data.

Alle data opbevares i klubbens Edb-system i en særlig mappe beskyttet med særligt password, således at kun klubbens dataansvarlig har adgang. Den fysiske indmeldelsesblanket opbevares i  klubbens box, hvortil kun klubbens kasserer har adgang.

Den registrerede har altid ret til indsigt i egne registrerede data og ret til korrektion af forkerte oplysninger samt at gøre indsigelse vedrørende klubben behandling af disse data.

Alle data opbevares i max. et år efter udmeldelse.